Samtyckesblanketter för foto, film och namn

Inom AcadeMedia-koncernen är vi självklart noga med att följa de lagar och regler som finns inom området för publicering av bild, film och personnamn. Här tänker vi särskilt på dataskyddsförordningen (GDPR) och lagen om namn och bild i reklam.

I marknadsförings- och informationssyfte krävs alltid samtycke för att få publicera foto, film och namn på sociala medier, på webbsida eller i tryck där personen går att identifiera.

För att be om samtycke för bild, film och namn ska AcadeMedias centrala blanketter användas. De finns för förskolan, grundskolan, gymnasiet, vuxenutbildningen respektive för medarbetare och externa personer. Ange i blanketten namnet på huvudmannen, det juridiska bolaget, din enhet ingår i. Om du arbetar på AcadeMedia Support, t ex på koncernkommunikation eller Academy anger du AcadeMedia Support AB.

Notera att du också alltid ska ange personuppgiftsansvarig på blanketten och att det är det bolag din verksamhet ingår i t ex AcadeMedia Support AB, NTI Gymnasiet AB, Vittraskolorna AB eller Eductus AB. Om du är osäker på vilket bolag som är personuppgiftsansvarig i det specifika fallet, ta kontakt med ditt dataskyddsombud.

Samtycke som gäller barn, elever och deltagare

Nya samtycken ska upprättas i samband med att barn/elever/deltagare börjar och AcadeMedias centrala blanketter som du hittar här nedan ska användas.

Samtyckesblankett (på svenska) för foto och film som omfattar barn och elever i förskolan, grundskolan och gymnasieskolan. Blanketten finns även på engelska.

Samtyckesblankett (på svenska) för foto, film och namn i vuxenutbildning, finns även på engelska.

Tips! När du laddar ned blanketten till din dator och sparar den där, ser du hjälptexter i de fält du ska fylla i om du håller muspekaren över fältet. Du fyller i alla tomma rader utom namn, personnummer och underskrift för den vars uppgifter samtycket gäller.

Samtycke som gäller medarbetare

Fotografering av medarbetare kan ske utan samtycke, men personen i fråga måste i förväg få kännedom om fototillfället. Det är först vid publicering av en bild eller film som samtycke krävs. Samtycke från medarbetare ska inhämtas för varje foto eller film du vill publicera.

För att ni ska kunna använda samtycke enligt GDPR måste maktförhållandet vara jämlikt. Maktförhållandet är ofta ojämlikt i relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare och även i andra situationer. Detta innebär att samtycke enligt GDPR inte kan användas som laglig grund vid publicering av foto/film/ljudinspelning där medarbetare framgår. Istället ska samtycke enligt lagen om namn och bild i reklam inhämtas.

Nedan följer tre olika scenarion kring när samtyckesblanketter för medarbetare kan användas.

Scenario 1 (Intern publicering)

Du vill publicera information och bilder om en medarbetare i månadens nyhetsbrev. Detta är inte att anses som marknadsföring och du behöver inte inhämta något samtycke.

Scenario 2 (Extern publicering)

Du vill publicera information och bilder på en medarbetare på sociala medier (till exempel Facebook, Instagram, etc) eller i ett material för att marknadsföra på en mässa. Denna form av publicering är att anses som marknadsföring och du behöver inhämta ett samtycke enligt lagen om namn och bild i reklam.

Scenario 3 (Avvägningen)

Du vill publicera information och bilder på en medarbetare på din organisations hemsida som är öppen för allmänheten och kan nås av vem som helst. Om publiceringen endast utgörs av kontaktuppgifter till en anställd krävs inget samtycke. Om syftet med publiceringen av informationen samt bilden istället är att marknadsföra din organisation krävs ett samtycke. Om du är osäker på om samtycke krävs för en viss publicering, kontakta ditt dataskyddsombud.

Om verksamheten har medarbetare som deltar i marknadsföring gäller också att varje foto, film eller ljudinspelning ska knytas till ett id-nummer. Detta id-nummer kan antingen vara knutet till AcadeMedias centrala bildbank, QBank, om du har ett konto där och arbetar på segments- eller koncernnivå. Gör du inte det behöver du själv upprätta ett numreringssystem så att du kan knyta varje foto/film/ljudinspelning till ett id-nummer och till den specifika medarbetaren. Syftet med detta är att kunna radera bilden om medarbetaren återkallar sitt samtycke eller om samtycket har upphört att gälla.

Samtyckesblankett (på svenska) för foto och film som omfattar medarbetare, finns även på engelska.

Tips! När du laddar ned blanketten till din dator och sparar den där, ser du hjälptexter i de fält du ska fylla i om du håller muspekaren över fältet. Du fyller i alla tomma rader utom namn, personnummer och underskrift för den vars uppgifter samtycket gäller.

Samtycke som gäller övriga externa personer

Fotografering av andra externa personer än barn, elever, deltagare och medarbetare kan ske utan samtycke, men personen i fråga måste i förväg få kännedom om fototillfället. Det är först vid publicering av en bild eller film som samtycke krävs. Samtycke från övrig extern person ska inhämtas för varje foto eller film du vill publicera.

I fallet övrig extern person gäller också att varje foto eller film ska knytas till ett id-nummer. Detta id-nummer kan antingen vara knutet till AcadeMedias centrala bildbank, QBank, om du har ett konto där och arbetar på segments- eller koncernnivå. Gör du inte det behöver du själv upprätta ett numreringssystem så att du kan knyta varje foto/film till ett id-nummer och till den specifika medarbetaren.

Samtyckesblankett (på svenska) för foto och film som omfattar andra externa personer än barn, elever och deltagare, finns även på engelska.

Tips! När du laddar ned blanketten till din dator och sparar den där, ser du hjälptexter i de fält du ska fylla i om du håller muspekaren över fältet. Du fyller i alla tomma rader utom namn, personnummer och underskrift för den vars uppgifter samtycket gäller.

Läs mer i Policy & Riktlinjer, avsnitt 2. Samtycka och registrera, på trygg.academedia.se.
Koncernens regler för bildhantering är beskrivna här.